Privacy PolicyPolitique de confidentialité

01Who this policy coversÀ qui s'applique cette politique

This policy applies to people who interact with DBAI in two ways: (a) our business clients, who sign up for and configure the AI receptionist, and (b) the callers and visitors who reach one of our clients' phone lines and speak with the AI agent. When a caller contacts a business that uses DBAI, that business is the owner of the resulting personal information and DBAI processes it on the business's behalf. La présente politique vise les personnes qui interagissent avec DBAI de deux façons : (a) nos entreprises clientes, qui s'inscrivent et configurent le réceptionniste IA, et (b) les appelants et visiteurs qui joignent la ligne téléphonique d'un de nos clients et parlent avec l'agent IA. Lorsqu'un appelant contacte une entreprise qui utilise DBAI, cette entreprise est propriétaire des renseignements personnels recueillis et DBAI les traite pour son compte.

02Information we collectRenseignements que nous recueillons

Depending on how you interact with us, we may collect:

Selon la façon dont vous interagissez avec nous, nous pouvons recueillir :

• Call recordings and transcripts — audio of calls handled by the AI agent and their automated transcriptions.Enregistrements et transcriptions d'appels — l'audio des appels traités par l'agent IA et leurs transcriptions automatisées.
• Caller name and contact details — information a caller provides during the conversation (e.g. their name, reason for calling).Nom et coordonnées de l'appelant — les renseignements fournis par l'appelant durant la conversation (p. ex. son nom, le motif de l'appel).
• Phone numbers — the caller's number and the business line dialed.Numéros de téléphone — le numéro de l'appelant et la ligne d'entreprise composée.
• Appointment and calendar data — dates, times, and details of bookings created by the agent.Rendez-vous et données d'agenda — dates, heures et détails des réservations créées par l'agent.
• Email addresses — provided through our booking form when you schedule a call with our team.Adresses courriel — fournies via notre formulaire de réservation lorsque vous planifiez un appel avec notre équipe.

We do not knowingly collect more information than is necessary to operate the service, and we do not sell personal information. Nous ne recueillons pas sciemment plus de renseignements que nécessaire à l'exploitation du service, et nous ne vendons aucun renseignement personnel.

03How and why we use itComment et pourquoi nous l'utilisons

We use personal information only for clearly identified purposes:

Nous utilisons les renseignements personnels uniquement à des fins clairement déterminées :

• To answer calls, respond to enquiries, and book appointments on behalf of our clients.Répondre aux appels, traiter les demandes et prendre des rendez-vous pour le compte de nos clients.
• To capture and relay leads to the relevant business.Capturer les leads et les transmettre à l'entreprise concernée.
• To improve the accuracy and quality of the AI agent's responses.Améliorer l'exactitude et la qualité des réponses de l'agent IA.
• To schedule and confirm calls you book with our team.Planifier et confirmer les appels que vous réservez avec notre équipe.
• To meet our legal and security obligations.Respecter nos obligations légales et de sécurité.

04Consent & call recordingConsentement et enregistrement des appels

Calls handled by the AI agent may be recorded and transcribed. Where required, callers are informed at the start of a call that they are speaking with an automated assistant and that the call may be recorded, and they may decline to continue. By providing information during a call or through our forms, you consent to its processing as described in this policy. You may withdraw your consent at any time (see Your rights). Les appels traités par l'agent IA peuvent être enregistrés et transcrits. Lorsque requis, les appelants sont informés au début de l'appel qu'ils parlent avec un assistant automatisé et que l'appel peut être enregistré, et ils peuvent refuser de poursuivre. En fournissant des renseignements pendant un appel ou via nos formulaires, vous consentez à leur traitement tel que décrit dans la présente politique. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment (voir Vos droits).

05Service providers & sharingFournisseurs et communication

To deliver the service, we rely on trusted third-party providers who process personal information only on our instructions and under confidentiality obligations: Pour fournir le service, nous faisons appel à des fournisseurs tiers de confiance qui traitent les renseignements personnels uniquement selon nos instructions et sous obligation de confidentialité :

• Twilio — telephony and call routing.Twilio — téléphonie et acheminement des appels.
• Retell AI — the conversational voice AI that powers the agent.Retell AI — l'IA vocale conversationnelle qui propulse l'agent.
• Cal.com and Google Calendar — appointment scheduling and calendar synchronization.Cal.com et Google Calendar — planification des rendez-vous et synchronisation de l'agenda.
• Netlify — hosting of our website.Netlify — hébergement de notre site web.

Some of these providers may store or process data outside Quebec or Canada. Before transferring personal information outside Quebec, we assess that it receives adequate protection, as required by Law 25. We do not otherwise disclose personal information except where required by law or to protect our rights. Certains de ces fournisseurs peuvent stocker ou traiter des données à l'extérieur du Québec ou du Canada. Avant tout transfert de renseignements personnels hors du Québec, nous évaluons qu'ils bénéficient d'une protection adéquate, comme l'exige la Loi 25. Nous ne communiquons pas autrement de renseignements personnels, sauf si la loi l'exige ou pour protéger nos droits.

06RetentionConservation

We keep call recordings and transcripts for 90 days, after which they are deleted or anonymized, unless a longer period is required to fulfill a request, comply with the law, or resolve a dispute. Appointment and contact details are kept for as long as needed to provide the service to the relevant business client. Nous conservons les enregistrements et transcriptions d'appels pendant 90 jours, après quoi ils sont supprimés ou anonymisés, sauf si une période plus longue est nécessaire pour traiter une demande, respecter la loi ou régler un différend. Les rendez-vous et coordonnées sont conservés aussi longtemps que nécessaire pour fournir le service à l'entreprise cliente concernée.

07SecuritySécurité

We apply reasonable physical, technical, and organizational safeguards — including encryption in transit, access controls, and limiting access to those who need it — to protect personal information against loss, theft, and unauthorized access. No method of transmission or storage is completely secure, but we work to protect your information and to notify affected parties where a confidentiality incident presents a risk of serious harm, as required by Law 25. Nous appliquons des mesures de sécurité physiques, techniques et organisationnelles raisonnables — dont le chiffrement en transit, des contrôles d'accès et la limitation de l'accès aux personnes qui en ont besoin — pour protéger les renseignements personnels contre la perte, le vol et l'accès non autorisé. Aucune méthode de transmission ou de stockage n'est totalement sûre, mais nous nous efforçons de protéger vos renseignements et d'aviser les personnes concernées lorsqu'un incident de confidentialité présente un risque de préjudice sérieux, comme l'exige la Loi 25.

08Your rightsVos droits

Under Law 25 and applicable law, you have the right to:

En vertu de la Loi 25 et de la loi applicable, vous avez le droit de :

• Access the personal information we hold about you.Accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.
• Correct information that is inaccurate, incomplete, or ambiguous.Faire corriger des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques.
• Withdraw consent or request deletion, subject to legal limits.Retirer votre consentement ou demander la suppression, sous réserve des limites légales.
• Request the portability of the computerized information you provided.Demander la portabilité des renseignements informatisés que vous avez fournis.
• File a complaint with the Commission d'accès à l'information du Québec.Porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec.

09Contact & person in chargeContact et responsable

The person responsible for the protection of personal information at DBAI can be reached at: Le responsable de la protection des renseignements personnels chez DBAI peut être joint à :

10Changes to this policyModifications

We may update this policy from time to time. When we do, we will revise the "last updated" date above, and material changes will be communicated through our website. Your continued use of the service after an update means you accept the revised policy. Nous pouvons mettre à jour cette politique de temps à autre. Le cas échéant, nous réviserons la date de « dernière mise à jour » ci-dessus, et les changements importants seront communiqués via notre site web. Votre utilisation continue du service après une mise à jour signifie que vous acceptez la politique révisée.